Vad är en chef?

Frågan låter enkel, men den ställs oftast av två helt olika personer: den som just fått ett chefsjobb erbjudet och undrar vad hen tackar ja till, och den som redan är chef och märker att uppdraget innehöll mer än det stod i annonsen. Den här artikeln försöker svara båda.

Definition: vad är en chef?

En chef är en formellt utsedd befattningshavare som på arbetsgivarens uppdrag leder och fördelar arbetet inom ett ansvarsområde. Med rollen följer ett mandat att fatta beslut som andra behöver rätta sig efter, och ett ansvar för verksamhet, resultat, arbetsmiljö och medarbetare.

Tre saker gör definitionen precis. Chefskapet är formellt – det framgår av en organisationsskiss och ett anställningsavtal. Det är tilldelat – någon annan har fattat beslutet, och det gäller från den dagen. Och det är reglerat – arbetsmiljölagen, arbetsrätten och kollektivavtalen sätter ramar för vad du både får och måste göra.

Ordet chef kommer från franskans chef, huvud eller ledare, och ytterst från latinets caput – huvud. Att chef betyder just huvud säger något om hur rollen historiskt uppfattats: en person i toppen som vet och bestämmer. I dagens arbetsliv stämmer den bilden allt sämre, vilket är precis där en stor del av dagens chefsproblem sitter.

Vad gör en chef? Ansvarsområden i praktiken

Uppdraget varierar mellan branscher, men återkommande ansvarsområden ser ungefär likadana ut oavsett var du arbetar:

• —Verksamhetsansvar – att arbetet planeras, fördelas, följs upp och levererar det som utlovats.
• —Budget- och resursansvar – att pengarna räcker, att prioriteringar görs och att avvikelser rapporteras uppåt.
• —Personalansvar – rekrytering, bemanning, introduktion, medarbetarsamtal, lönesamtal och i vissa fall avslut.
• —Arbetsmiljöansvar – ett lagstadgat ansvar för både den fysiska och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
• —Arbetsgivarrollen – att företräda arbetsgivaren i frågor om anställning, arbetsrätt och förhandling.
• —Beslutsfattande – att avgöra frågor där informationen sällan är fullständig, och stå för beslutet efteråt.

Det som inte står i uppdragsbeskrivningen är ofta det som tar mest tid och energi: att hålla ihop gruppen när det skaver, att bära information som ännu inte får spridas, att vara den som säger nej. Ingen av de uppgifterna går att lösa enbart med mandat – de kräver förtroende, och förtroende går inte att tilldela på ett möte.

Vad innebär det att vara chef?

Att vara chef innebär framför allt en förändrad position i förhållande till alla andra. Tre saker brukar överraska den som är ny i rollen:

Relationen till kollegorna förändras. Du är inte längre en i gänget, även om du gärna vill vara det. Du sätter lön, du fördelar de roliga uppdragen, och du kommer att behöva ta samtal som ingen vill ta emot. Det betyder inte att du måste bli formell eller distanserad – men att låtsas att inget har förändrats gör det bara svårare för alla.

Du bär ansvar för sådant du inte själv utför. Som specialist mättes du på ditt eget arbete. Som chef mäts du på gruppens. Det är en obekväm förskjutning, särskilt för den som blev chef just för att hen var bäst på hantverket – och en av de vanligaste orsakerna till att nya chefer detaljstyr.

Beslut fattas i ofullständig information. Väntar du på att veta tillräckligt blir det ofta för sent. Chefsrollen kräver att du agerar på det du vet, är öppen med vad du inte vet, och tål att en del av dina beslut i efterhand visar sig ha varit fel.

Chef över chefer

Att vara chef över chefer – ofta kallad andra linjens chef – är inte samma jobb i större skala. Det är ett annat jobb.

Du leder inte längre dem som utför arbetet, utan dem som leder dem som utför arbetet. Informationen når dig genom ett led till, och den är filtrerad varje gång. Din påverkan går genom andras omdöme, vilket innebär att din viktigaste uppgift blir att utveckla det omdömet – inte att fatta besluten åt dem. Kliver du in och löser en chefs problem åt hen har du löst ett problem och skapat ett nytt.

Det här är ett av de vanligaste stegen där ett tidigare fungerande ledarskap slutar räcka. Det som fungerade när du hade tio medarbetare – närvaro, tillgänglighet, egen problemlösning – blir en flaskhals när du har fem chefer under dig. Att du behöver leda annorlunda upptäcks ofta först när kalendern är full och ingenting rör sig.

För- och nackdelar med att vara chef

Chefsrollen framställs ofta antingen som en belöning eller som en börda. Den är i praktiken båda, och det är värt att veta vilket man tackar ja till.

De flesta nackdelarna går att arbeta med, men inte att önska bort. Ensamheten minskar om du har ett sammanhang utanför den egna organisationen – en chefsgrupp, ett nätverk eller en coach. Ansvaret blir lättare att bära när du har tränat på att fatta beslut i osäkerhet i stället för att undvika dem. Det är inte en fråga om att bli tåligare, utan om att få verktyg.

Skillnaden mot att vara ledare

Chef och ledare används ofta som synonymer, men de beskriver olika saker. Chefskapet är en position som tilldelas av organisationen. Ledarskapet är ett förtroende som ges av de människor du påverkar – och som kan tas tillbaka, oavsett vad som står på visitkortet.

Det innebär att du kan vara chef utan att vara ledare: du sköter planering, uppföljning och beslut helt korrekt, men människor följer dig för att de måste, inte för att de vill. Det fungerar så länge allt går bra. Du kan också vara ledare utan att vara chef – den i teamet som andra vänder sig till när det är osäkert, utan att ha ett formellt mandat.

I ett vanligt chefsjobb behöver du båda, och du behöver kunna växla mellan dem beroende på vad situationen kräver. Vi har gått igenom skillnaden i detalj, med jämförelsetabell och exempel från vardagen, i artikeln chef vs ledare – vad är egentligen skillnaden?

Den goda nyheten är att ledarskapsdelen går att utveckla. Den kräver reflektion som gör dina mönster synliga, praktisk träning i verkliga situationer och någon som följer dig över tid – vilket är precis vad ledarskapscoaching är till för.